Klachtenreglement voor Klanttevredenheidsonderzoek HuisTipTop

Inleiding

Dit reglement beschrijft de wijze waarop HuisTipTop klachten behandelt ten aanzien van een klanttevredenheidsonderzoek. Klachten worden door HuisTipTop opgevat als een signaal ter verbetering van de kwaliteit van de dienstverlening. Iedereen die deelneemt aan, of heeft deelgenomen aan een klanttevredenheidsonderzoek uitgezet door HuisTipTop, kan een klacht indienen. Ook kan men namens belanghebbende/betrokkenen een klacht indienen.

Wat is een klacht

U kunt bij HuisTipTop terecht met uw uitingen van onvrede over een klanttevredenheidsonderzoek uitgezet door HuisTipTop. HuisTipTop zal deze uiting serieus nemen en er naar streven het ongenoegen zo spoedig mogelijk te verhelpen. Wanneer u een officiële klacht wilt indienen, dient dit schriftelijk te gebeuren gericht aan de directie.

Klachtenbehandeling

Wanneer er telefonisch een uiting van onvrede of een klacht binnenkomt over de dienstverlening, dan wordt deze melding zo snel mogelijk opgelost. Indien mogelijk en/of wenselijk zullen passende maatregelen genomen worden. Wanneer deze maatregelen tot een bevredigende afloop voor u leidt, is de zaak afgehandeld.

Wanneer geen bevredigende oplossing voor de klacht is gevonden kan schriftelijk een klacht ingediend worden ter attentie van de directie.

Een onafhankelijke klachtenfunctionaris neemt de klacht in behandeling en volgt daarbij de volgende stappen:

• Binnen vijf werkdagen na binnenkomst van de klacht ontvangt u een reactie van de klachtenfunctionaris.
• De klachtenfunctionaris treedt in contact met de klager en eventuele andere betrokkenen en/of medewerker(s) en tracht de klacht zo snel mogelijk (uiterlijk binnen 3 weken) naar tevredenheid op te lossen.
• De klachtenfunctionaris bericht de klager schriftelijk binnen drie weken over de behandeling van de klacht.
• Indien naar het oordeel van HuisTipTop verder zorgvuldig onderzoek van de klacht nodig is, kan de termijn met ten hoogste drie weken worden verlengd.
• Indien nodig worden eventueel organisatiebreed verbetermaatregelen genomen.
• De klachten en bijbehorende correspondentie worden gearchiveerd.

Mocht u niet tevreden zijn over de afhandeling van de klacht, dan kan een onafhankelijke commissie worden ingeschakeld.